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珠海市《建设工程档案归档规范》的实施与创新
文章字数:2881
引言
建设工程档案作为城市建设的重要记忆载体,对城市规划管理、安全监督、历史传承有着不可替代的价值。珠海作为改革开放前沿的经济特区,其城市建设速度之快、规模之大,为城建档案管理带来了巨大挑战。长期以来,建设工程档案管理存在标准不统一、要求不明确、操作不规范等问题,导致档案质量参差不齐,归档效率低下。2025年2月12日,珠海市城市建设档案馆发布《建设工程档案归档规范》(以下简称《规范》)市级地方标准,标志着珠海城建档案管理迈入新阶段。作为本地区城建档案归档的基础性指导文件,《规范》系统规定了工程档案的基本要求、归档范围、质量标准和立卷方法,结合珠海实际情况,针对联合验收制度下的档案验收与归档流程作出明确指引。该规范填补了珠海市建设工程档案管理的标准空白,为城建档案工作的标准化、规范化提供了重要依据。《规范》制定过程中,珠海市城建档案馆广泛调研,深入工程一线,征求了建设单位、施工单位、监理单位等多方意见,确保规范的实用性和适用性。本文从珠海市城建档案管理实践角度,剖析《规范》的制定背景、优化调整、实施成果,通过案例剖析,表明该《规范》给档案归档品质和流程带来的改善,从而给出关于改善城建档案管理体系的前瞻建议。
一、《规范》的制定背景与优化调整
《规范》的编制凝聚了长期实践经验,以2022年版《珠海市房屋建筑工程档案验收归档指南》为基础,吸收《广东省房屋建筑工程竣工验收技术资料统一用表(2024版)》的新要求,优化了归档范围与排序,完善了验收归档流程,体现了与时俱进的管理理念。该《规范》与珠海市数字化转型战略相衔接,开始探索电子档案的标准化管理路径,为今后实现“智慧档案”奠定了基础。
在验收模式上,传统模式下城建档案馆需独立审查工程文件,出具整改通知单,待建设单位整改后再核发验收意见书;而联合验收模式将档案验收纳入整体工程竣工验收体系,与其他专项验收并联进行,既提升了效率,又减少了建设单位的往返成本。这一变革符合珠海市“放管服”改革要求,打破了部门壁垒,缩短了工程竣工验收周期。初步实践显示,新模式实施后,档案验收环节耗时明显减少,行政效能显著提升。此外,联合验收还引入“告知承诺制”理念,建设单位在承诺遵守相关规定的前提下,可先通过验收,后续再补充完善档案资料。在文件归档范围方面,《规范》紧跟工程建设新动向作出多项调整。人防设计审批文件细分为结建式人防和易地人防;消防工程中的火灾自动报警系统整合到智能建筑分部;建筑节能分部升级为建筑节能与绿色建筑分部,并分为土建、建筑设备两部分。这些调整既符合工程建设实际,又便于档案整理。《规范》还对各类文件的归档质量提出了明确要求,包括纸质文件的装订规范和电子文件的格式标准。
二、《规范》的实施策略与成效
为确保《规范》有效落地,实施过程中采取了多元化策略:珠海市城建档案馆通过官网发布政策文件,组织人员开展多层次宣传;结合线上线下指导,依托工程文件在线系统与电话沟通提供线上支持,同时定期举办培训课程;在审查环节,工作人员注重与档案负责人沟通,将施工文件与竣工图对照核查,结合工程实际与《规范》要求,及时反馈整改建议。此外,珠海市城建档案馆还组建了专业技术指导团队,从项目立项阶段便介入提供指导服务。这种“前置服务”模式有效提高了归档效率与质量,初步实践表明,规范化的档案管理流程减少了文件返工和整改次数,工程文件验收通过率显著提升。
三、典型案例分析
香洲区一住宅工程案例展示了《规范》的实践价值。该工程包含8个单位工程、12个分部工程,建设过程中发现建筑节能与绿色建筑分部、消防工程资料与旧指南有明显差异。《规范》的及时发布提供了契合现实的指导,其更新的归档范围与排序更适应当前工程建设产生的资料,验收归档流程描述更加清晰。在档案馆指导下,该工程顺利完成资料整理与归档,展现了《规范》对提升档案质量的积极作用。该项目最终在规定期限内完成了全部归档工作,比同类项目平均时间缩短了近20天。
该项目的成功经验在于,项目团队从一开始就高度重视档案工作,专门设立了档案管理岗位,并配备了专业人员负责资料收集与整理。在施工过程中,采用“一周一小结、一月一汇总”的工作机制,确保资料收集的及时性和完整性。项目部采用规范化的表格和分类方法对工程照片进行整理归类,确保声像资料的完整性和可查性。在图纸变更方面,项目部建立了严格的图纸会审和变更控制程序,从源头上保证了竣工图的准确性和可靠性。这些做法为其他项目提供了有益借鉴。
四、完善城建档案管理的前瞻思考
《规范》虽取得显著成效,但仍有改进空间,未来可从多方面完善。第一,可进一步精简施工文件,加强结论性文件收集,减少过程性文件。第二,电子文件管理需明确归档质量要求,加强安全保障,完善在线服务系统,促进不同系统间数据互通。第三,声像文件归档也需加强,未来可细化质量要求或发布专门指引,增加案例分析积累经验。第四,可以逐步推进“数字档案馆”建设,运用新技术提升档案信息处理的智能化水平,探索建立城建档案与城市信息模型的对接机制,推动城建档案从单纯保存向深度开发利用转变,更好地为城市规划、更新改造提供决策支持。第五,随着技术和管理的发展,未来《规范》可以进一步考虑珠海市建筑工程的区域特点,如海洋气候环境下建筑防腐要求、风景区建设项目的景观要求等,使归档规范更具针对性和地方特色。这些区域化特征的纳入将使城建档案更好地服务于城市特色保护和发展。第六,将BIM(建筑信息模型)文件纳入归档范围将是一个重要发展方向,这对推进建筑业数字化转型具有重要意义。未来可探索制定BIM模型文件的提交格式、精度要求、版本控制等内容的详细规范,为建筑全生命周期管理提供支撑。针对日益增多的装配式建筑项目,也可考虑增设装配式建筑构件生产、运输、安装过程的档案要求,确保装配式建筑全过程质量可追溯。第七,随着《规范》的持续完善和推广,可期待档案整改率显著下降,工程文件一次性验收通过率大幅提升,因而可考虑开展“标杆工程”评选活动,对在档案管理中表现突出的项目进行表彰,并将优秀案例编制成培训教材在全市推广,形成良性循环机制。第八,可通过开发移动终端档案采集系统、建立专业工程照片管理App等创新举措,实现现场资料的即时采集与分类存储,大大提高声像资料的质量和管理效率。这些技术手段的应用将为城建档案管理带来革命性变化。第九,提升社会对档案归档重要性的认识同样重要。《规范》应注重科普性,明确建设单位作为归档主体的责任,强调档案真实性、完整性、准确性。通过分区域培训等方式推广《规范》,使按时归档与提高归档质量理念深入人心;同时,建议将档案管理纳入建设单位和施工单位的资质评价体系,形成激励机制,引导各参建单位重视档案工作。
《规范》的发布与实施是珠海城建档案管理的重要里程碑,为建设单位提供了明确归档指引,也为城建档案馆提升服务水平奠定基础。随着《规范》不断完善,珠海城建档案管理工作必将迈向更加规范、高效、创新的新境界,为城市建设提供更加坚实的档案保障。珠海的实践探索对其他城市也具有重要的借鉴价值,有助于推动全国城建档案管理水平的整体提升。
建设工程档案作为城市建设的重要记忆载体,对城市规划管理、安全监督、历史传承有着不可替代的价值。珠海作为改革开放前沿的经济特区,其城市建设速度之快、规模之大,为城建档案管理带来了巨大挑战。长期以来,建设工程档案管理存在标准不统一、要求不明确、操作不规范等问题,导致档案质量参差不齐,归档效率低下。2025年2月12日,珠海市城市建设档案馆发布《建设工程档案归档规范》(以下简称《规范》)市级地方标准,标志着珠海城建档案管理迈入新阶段。作为本地区城建档案归档的基础性指导文件,《规范》系统规定了工程档案的基本要求、归档范围、质量标准和立卷方法,结合珠海实际情况,针对联合验收制度下的档案验收与归档流程作出明确指引。该规范填补了珠海市建设工程档案管理的标准空白,为城建档案工作的标准化、规范化提供了重要依据。《规范》制定过程中,珠海市城建档案馆广泛调研,深入工程一线,征求了建设单位、施工单位、监理单位等多方意见,确保规范的实用性和适用性。本文从珠海市城建档案管理实践角度,剖析《规范》的制定背景、优化调整、实施成果,通过案例剖析,表明该《规范》给档案归档品质和流程带来的改善,从而给出关于改善城建档案管理体系的前瞻建议。
一、《规范》的制定背景与优化调整
《规范》的编制凝聚了长期实践经验,以2022年版《珠海市房屋建筑工程档案验收归档指南》为基础,吸收《广东省房屋建筑工程竣工验收技术资料统一用表(2024版)》的新要求,优化了归档范围与排序,完善了验收归档流程,体现了与时俱进的管理理念。该《规范》与珠海市数字化转型战略相衔接,开始探索电子档案的标准化管理路径,为今后实现“智慧档案”奠定了基础。
在验收模式上,传统模式下城建档案馆需独立审查工程文件,出具整改通知单,待建设单位整改后再核发验收意见书;而联合验收模式将档案验收纳入整体工程竣工验收体系,与其他专项验收并联进行,既提升了效率,又减少了建设单位的往返成本。这一变革符合珠海市“放管服”改革要求,打破了部门壁垒,缩短了工程竣工验收周期。初步实践显示,新模式实施后,档案验收环节耗时明显减少,行政效能显著提升。此外,联合验收还引入“告知承诺制”理念,建设单位在承诺遵守相关规定的前提下,可先通过验收,后续再补充完善档案资料。在文件归档范围方面,《规范》紧跟工程建设新动向作出多项调整。人防设计审批文件细分为结建式人防和易地人防;消防工程中的火灾自动报警系统整合到智能建筑分部;建筑节能分部升级为建筑节能与绿色建筑分部,并分为土建、建筑设备两部分。这些调整既符合工程建设实际,又便于档案整理。《规范》还对各类文件的归档质量提出了明确要求,包括纸质文件的装订规范和电子文件的格式标准。
二、《规范》的实施策略与成效
为确保《规范》有效落地,实施过程中采取了多元化策略:珠海市城建档案馆通过官网发布政策文件,组织人员开展多层次宣传;结合线上线下指导,依托工程文件在线系统与电话沟通提供线上支持,同时定期举办培训课程;在审查环节,工作人员注重与档案负责人沟通,将施工文件与竣工图对照核查,结合工程实际与《规范》要求,及时反馈整改建议。此外,珠海市城建档案馆还组建了专业技术指导团队,从项目立项阶段便介入提供指导服务。这种“前置服务”模式有效提高了归档效率与质量,初步实践表明,规范化的档案管理流程减少了文件返工和整改次数,工程文件验收通过率显著提升。
三、典型案例分析
香洲区一住宅工程案例展示了《规范》的实践价值。该工程包含8个单位工程、12个分部工程,建设过程中发现建筑节能与绿色建筑分部、消防工程资料与旧指南有明显差异。《规范》的及时发布提供了契合现实的指导,其更新的归档范围与排序更适应当前工程建设产生的资料,验收归档流程描述更加清晰。在档案馆指导下,该工程顺利完成资料整理与归档,展现了《规范》对提升档案质量的积极作用。该项目最终在规定期限内完成了全部归档工作,比同类项目平均时间缩短了近20天。
该项目的成功经验在于,项目团队从一开始就高度重视档案工作,专门设立了档案管理岗位,并配备了专业人员负责资料收集与整理。在施工过程中,采用“一周一小结、一月一汇总”的工作机制,确保资料收集的及时性和完整性。项目部采用规范化的表格和分类方法对工程照片进行整理归类,确保声像资料的完整性和可查性。在图纸变更方面,项目部建立了严格的图纸会审和变更控制程序,从源头上保证了竣工图的准确性和可靠性。这些做法为其他项目提供了有益借鉴。
四、完善城建档案管理的前瞻思考
《规范》虽取得显著成效,但仍有改进空间,未来可从多方面完善。第一,可进一步精简施工文件,加强结论性文件收集,减少过程性文件。第二,电子文件管理需明确归档质量要求,加强安全保障,完善在线服务系统,促进不同系统间数据互通。第三,声像文件归档也需加强,未来可细化质量要求或发布专门指引,增加案例分析积累经验。第四,可以逐步推进“数字档案馆”建设,运用新技术提升档案信息处理的智能化水平,探索建立城建档案与城市信息模型的对接机制,推动城建档案从单纯保存向深度开发利用转变,更好地为城市规划、更新改造提供决策支持。第五,随着技术和管理的发展,未来《规范》可以进一步考虑珠海市建筑工程的区域特点,如海洋气候环境下建筑防腐要求、风景区建设项目的景观要求等,使归档规范更具针对性和地方特色。这些区域化特征的纳入将使城建档案更好地服务于城市特色保护和发展。第六,将BIM(建筑信息模型)文件纳入归档范围将是一个重要发展方向,这对推进建筑业数字化转型具有重要意义。未来可探索制定BIM模型文件的提交格式、精度要求、版本控制等内容的详细规范,为建筑全生命周期管理提供支撑。针对日益增多的装配式建筑项目,也可考虑增设装配式建筑构件生产、运输、安装过程的档案要求,确保装配式建筑全过程质量可追溯。第七,随着《规范》的持续完善和推广,可期待档案整改率显著下降,工程文件一次性验收通过率大幅提升,因而可考虑开展“标杆工程”评选活动,对在档案管理中表现突出的项目进行表彰,并将优秀案例编制成培训教材在全市推广,形成良性循环机制。第八,可通过开发移动终端档案采集系统、建立专业工程照片管理App等创新举措,实现现场资料的即时采集与分类存储,大大提高声像资料的质量和管理效率。这些技术手段的应用将为城建档案管理带来革命性变化。第九,提升社会对档案归档重要性的认识同样重要。《规范》应注重科普性,明确建设单位作为归档主体的责任,强调档案真实性、完整性、准确性。通过分区域培训等方式推广《规范》,使按时归档与提高归档质量理念深入人心;同时,建议将档案管理纳入建设单位和施工单位的资质评价体系,形成激励机制,引导各参建单位重视档案工作。
《规范》的发布与实施是珠海城建档案管理的重要里程碑,为建设单位提供了明确归档指引,也为城建档案馆提升服务水平奠定基础。随着《规范》不断完善,珠海城建档案管理工作必将迈向更加规范、高效、创新的新境界,为城市建设提供更加坚实的档案保障。珠海的实践探索对其他城市也具有重要的借鉴价值,有助于推动全国城建档案管理水平的整体提升。